Protection des données

Informations générales 

La base légale des traitements est tantôt les obligations déclaratives de l’ENSA Strasbourg, tantôt l’intérêt légitime porté par l’ENSA Strasbourg.

Ce traitement est obligatoire, vous ne pouvez pas vous y opposer sauf à renoncer à candidater à un poste à l’ENSA Strasbourg.

Dans l’objectif de minimisation des données collectées, lors de leur collecte, certains éléments sont indiqués comme facultatifs ou nécessaires.

QUELLES INFORMATIONS SONT COLLECTÉES ? 

Le Service des ressources humaines (RH) recueille et traite une série d’informations à votre sujet. Ceci comprend :

• votre nom, adresse et coordonnées ;
• adresse électronique institutionnelle ;
• données liées au télétravail (données de connexion, certificats, attestations, autorisation du propriétaire le cas échéant) ;
• copie de l’abonnement ;
• votre situation familiale ;
• justificatifs des séjours de l’action sociale ;
• état civil ;
• les éléments concernant votre candidature  (curriculum vitae [CV], lettre de motivation, rapport d’activité) ;
• les éléments liés au supplément familial de traitement (SFT) ;
• la carte handicapé des enfants (octroi de droits) ;
• éléments du dossier de l’assistante sociale ;
• les éléments liés à la Validation des acquis de l’expérience (VAE) ;
• la qualité de jury de recrutement ;
• données du concours, notes, résultats ;
• votre numéro de téléphone personnel (facultatif) ;
• votre photo (facultatif) ;
• une photocopie d’une pièce d’identité ;
• une photocopie de votre permis de conduire si vos missions nécessitent l’utilisation d’un véhicule ;
• une photocopie de votre livret de famille ;
• une photocopie de votre carte d’immatriculation à la sécurité sociale ;
• l’état signalétique des services nationaux ;
• les termes et conditions de votre emploi ;
• votre numéro d’enregistrement Numen – Numéro d’identification de l’éducation nationale (pour les titulaires) ;
• les détails de vos diplômes, de vos qualifications et de vos antécédents professionnels avec les employeurs précédents et avec l’Université ;
• votre dossier carrière ;
• vos formations (type, lieu et évaluation)
• des informations sur votre rémunération, y compris le droit à des avantages tels que des pensions ou le taux de Prélèvement à la source (PAS) ;
• vos bulletins de paye ;
• les détails de votre compte bancaire (relevé d’identité bancaire) ;
• des informations sur vos personnes à charge ;
• des informations sur votre nationalité et votre droit de travailler en France (passeport et titre de séjour) ;
• des informations sur votre casier judiciaire (extrait de casier judiciaire numéro 2) ;
• les détails de vos heures de travail, la présence au travail, les périodes de congé prises par vous et les raisons du congé y compris les congés pour maladie, longue maladie et longue durée, déclaration d’accident de service/du travail ;
• les détails de toute procédure disciplinaire ou de réclamation dans laquelle vous avez été impliqué, y compris les avertissements qui vous ont été adressés et la correspondance connexe ;
• les évaluations de votre activité et les détails des formations auxquelles vous avez participé ;
• des informations sur les conditions médicales ou de santé, y compris si vous avez ou non une reconnaissance de travailleur en situation de handicap pour lequel l’organisation a besoin de faire des aménagements raisonnables (médecine de prévention et assistantes sociales) ;
• des attestations d’abonnement transport ;
• les frais de formation (via la direction des affaires financières)
• des données liées à vos missions et la fiche de poste associée ;
• vos distinctions honorifiques (facultatif). 

Il se peut que, pour respecter certaines obligations légales, d’autres informations soient nécessaires à la gestion administrative et financière de votre dossier. Ces éléments étant à la marge, ils ne sont pas listés ici, mais vous seront justifiés individuellement au moment de la collecte.

Le SRH recueille ces informations de diverses façons. Notamment, les données sont collectées à l’occasion de mobilité, de réussite à un concours ou via des formulaires de candidature ou des CV. Les données sont mises à jour grâce à des formulaires que vous avez remplis au début ou pendant l’emploi, lors de la correspondance avec vous, ou par des entrevues, des réunions ou d’autres évaluations.

Dans certains cas, l’organisation recueille des données personnelles vous concernant auprès de tiers, telles que des références fournies par d’anciennes universités, des relevés de carrière ou de paye et des informations issues de vérifications de casiers judiciaires autorisées par la loi.

POURQUOI SONT-ELLES COLLECTÉES ? 

Les données sont collectées, mises à jour et traitées dans le cadre de la gestion administrative des recrutement (contractuels et concours).

Les données sont collectées, mises à jour et traitées dans le cadre de la gestion administrative des personnels (dossier professionnel, annuaires, élections…) pour : 

• la gestion de la paye ;
• la gestion des remboursements ;
• la gestion du dossier professionnel des personnels, tenu conformément aux dispositions législatives et réglementaires, ainsi qu’aux dispositions statutaires, conventionnelles ou contractuelles qui régissent les intéressés ; 
• le suivi administratif des visites médicales ;
• la gestion des annuaires internes et des organigrammes nominatifs ;
• la gestion des dotations individuelles en fournitures, équipements ;
• la gestion des élections des instances nationales, académiques ou de l’école ; 
• la gestion des décharges syndicales ;
• la gestion des réunions des instances de l’école ; 
• la gestion de l’action sociale et culturelle, à l’exclusion des activités de médecine de prévention, de service social ou de soutien psychologique ;
• la gestion de la communication interne par le biais des listes de diffusion institutionnelles.

Elles sont nécessaires à la gestion des carrières et de la mobilité : 

• fiabiliser les données de carrière ;
• temps de travail, congés, absences, compte épargne-temps, récupération ;
• évaluation professionnelle des personnels, dans le respect des dispositions législatives ou réglementaires qui la régissent :
• gestion des compétences professionnelles internes ; 
• validation des acquis de l’expérience professionnelle ;
• historique des formations suivies; 
• simulation de carrière ou de pension ; 
• gestion des accidents du travail et des maladies professionnelles ;
• gestion de la mobilité professionnelle ;
• gestion du télétravail. 

Elles contribuent à la gestion de la formation des personnels :

• suivi des demandes de formation et des périodes de formation effectuées ; 
• organisation des sessions de formation ; 
• évaluation des connaissances et des formations. 

Elles contribuent à une meilleure gestion de l’établissement :

• la gestion des demandes adressées au SRH dont l’exercice du droit d’accès des personnels à leurs dossiers et au respect de leurs droits liés à la protection des données ;
• le pilotage de la masse salariale ;
• réalisation d’états statistiques ou de listes de personnels pour répondre à des besoins de gestion administrative (exemple le bilan social) ;

Dans certains cas, le SRH doit traiter les données pour s’assurer qu’elles respectent ses obligations légales. Par exemple, il est nécessaire d’effectuer des vérifications du casier judiciaire systématiquement pour tout recrutement par concours ou par contrat.

Certaines catégories particulières de données personnelles, telles que les informations sur le genre, la santé ou les conditions médicales, sont traitées pour remplir des obligations légales (telles que celles concernant les personnels en situation de handicap et à des fins de santé et de sécurité). Avec votre consentement, cette information peut également être partagée avec les services de santé et sociaux afin de s’assurer que l’organisme peut vous aider à vous absenter ou faciliter votre retour au travail.

Lorsque le SRH traite d’autres catégories particulières de données à caractère personnel, telles que des informations sur le sexe, l’âge, la santé, cela est réalisé aux fins de la surveillance de l’égalité des chances.

Les données que l’organisation utilise à ces fins sont anonymisées ou sont collectées avec le consentement express des personnels, elles peuvent être retirées à tout moment. Vous êtes entièrement libres de décider de fournir ou non de telles données et il n’y a pas de conséquences à ne pas le faire.

Les destinataires des données sont : les personnes habilitées chargées de la gestion du personnel ; les supérieurs hiérarchiques des salariés ; les instances représentatives du personnel et les délégués syndicaux.

Les données peuvent, sous certaines conditions, être transmises vers un pays situé hors de l’Union européenne dans le cadre exclusif de la mobilité internationale.

PARTAGE OU TRANSFERT DES DONNÉES VERS D’AUTRES ENTITÉS 

Des informations sont transmises entre différents services de l’école et/ou vers l’extérieur pour des raisons opérationnelles :

• vers la direction des systèmes d’information et du numérique pour permettre l’administration des services numériques de l’ENSA Strasbourg ;
• vers le service des affaires générales et juridiques en cas de recours ou pour la gestion des instances et les élections des conseils de l’école ;
• vers l’agence comptable et la direction des affaires financières ;
• vers la direction de la recherche en charge du montage et de la gestion des projets nécessitant des justificatifs de dépenses ;
• vers la direction de la formation en charge des services d’enseignements ;
• vers le contrôle de gestion, pour le suivi global de l’établissement.

L’information peut être transmise à des organismes externes avec lesquels l’école a des obligations telles que:

• La médecine de prévention (AST 67) ;
• L’assistante sociale des personnels ;
• La Direction générale des finances publiques (DGFIP) pour le versement du salaire et l’édition de vos fiches de paye ;
• le service de restauration collective de la SNCF, pour offrir la possibilité de manger à tarif préférentiel ;
• le Haut conseil de l’évaluation de la recherche et de l’enseignement supérieur (HCERES) dans le cadre des campagnes d’évaluations ;
• d’autres établissements en cas de mutation ou de détachement ;
• la caisse des dépôts pour le fonds pour l’insertion des personnes handicapées dans la fonction publique, le compte individuel de formation et la mise à jour du compte de retraite additionnelle ;
• les organisations syndicales dans le cadre de la liberté d’expression syndicale ;
• pôle emploi et l’IRCANTEC – Institution de retraite complémentaire des agents non titulaires de l’État et des collectivités publiques (uniquement pour les non titulaires) ;
• le service des retraites de l’État pour le calcul de vos droits à la retraite ;
• d’autre établissements de l’enseignement supérieur et de recherche (concours ou conventions) ;
• la MGEN : la liste des fonctionnaires titulaires ou stagiaires nouvellement nommés ou affectés au sein de l’école.

DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES PERSONNELLES 

Les données sont conservées le temps de la période d’emploi de la personne concernée (sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires). Au-delà, ces données peuvent être archivées sur un support informatique distinct et à accès très limité, conformément aux règles applicables en matière d’archives publiques et d’archives privées.

QUELS SONT VOS DROITS ET COMMENT POUVEZ-VOUS LES APPLIQUER ?

 L’ENSA Strasbourg vous informe de vos droits :

• d’être informé ;
• d’accès aux données à caractère personnel ;
• de rectification ou effacement de celles-ci ;
• de limitation du traitement relatif à la personne concernée ;
• d’opposition au traitement ;
• à la portabilité des données.

Pour les exercer, vous pouvez solliciter :

• internautes : le service communication
• étudiants : le service de la scolarité
• personnel : le service des ressources humaines
• partenaires et étudiants en visite d’études : le service INSA entreprises
• direction de la recherche : direction.recherche@insa-strasbourg.fr
• vidéosurveillance et vidéoprotection : le service patrimoine et logistique
• usagers de la bibliothèque : le service bibliothèque

Vous pouvez également solliciter le délégué à la protection des données pour l’exercice de ces droits et l’analyse de votre demande par courriel à l’adresse dpo@strasbourg.archi.fr ou par courrier à l’adresse :

Délégué à la protection des données
ENSA Strasbourg
6 boulevard Wilson
BP10037
67068 Strasbourg Cedex

Si vous n’obtenez pas de réponses à vos requêtes dans un délai raisonnable (un mois prorogeable sur motivation) et outre les voies de droit devant les tribunaux compétents, vous pouvez porter une réclamation auprès de l’autorité de contrôle à savoir la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) à l’adresse : https://www.cnil.fr/fr/plaintes.

L’INSA Strasbourg vous informe qu’elle ne prend aucune décision entièrement automatisée à votre égard.

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