RGPD - Personnels de l'ENSAS

Informations relatives au traitement des données à caractère personnel dans le domaine des ressources humaines

L’ENSAS traite des données à caractère personnel dans le domaine des ressources humaines. Les traitements afférents ont été référencés au registre sous le nommage « ENSAS-02_ressources humaines ». L’ENSA de Strasbourg est soucieuse de la protection de votre vie privée dans le respect du règlement européen (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée. Ces nouveaux textes imposent aux entreprises et organismes la mise à disposition d'une information claire, intelligible et aisément accessible aux personnes concernées par le traitement de leurs données. Cette rubrique vous présente les données personnelles que nous sommes amenés à collecter et les raisons de cette collecte.

 

Informations générales 

L’ENSAS a désigné un Délégué à la Protection des Données qui est joignable à l’adresse dpo@strasbourg.archi.fr
Cette rubrique présente les données vous concernant détenues par l’ENSAS, les raisons de cette détention et vos droits concernant ces informations. Ce traitement est obligatoire, vous ne pouvez-vous y opposer sauf à ne pas candidater à l’ENSAS. En effet, l’ENSAS remplit une mission d’intérêt public et le consentement n’est pas requis dans cette hypothèse. Toutefois, chaque fois que possible, l’ENSAS vous informera du caractère facultatif de la collecte.

 

Quelles informations sont collectées ?

Le service des ressources humaines de l’Ensas recueille et traite une série d'informations à votre sujet. Ceci comprend :

  • les nom, adresse et coordonnées ;
  • la situation familiale ;
  • le numéro de téléphone personnel (facultatif) ;
  • la photo ;
  • une photocopie d’une pièce d’identité ;
  • une photocopie du permis de conduire si les missions nécessitent l’utilisation d’un véhicule ;
  • les éléments liés au supplément familial de traitement (SFT) ;
  • des informations sur les personnes à charge ;
  • une photocopie de la carte d’immatriculation à la sécurité sociale ;
  • l’état signalétique des services nationaux ;
  • des informations sur votre nationalité et votre droit de travailler en France (passeport et titre de séjour) ;
  • des informations sur votre casier judiciaire (extrait de casier judiciaire numéro 2) ;
  • les éléments concernant la candidature  (CV, lettre de motivation et annexes) ;
  • les justificatifs concernant les diplômes, qualifications et antécédents professionnels avec les employeurs précédents et avec l’école ;
  • l’acte d’engagement ;
  • des données liées aux missions et la fiche de poste associée ;
  • le numéro d’enregistrement NUMEN (pour les titulaires) ;
  • le dossier carrière ;
  • des informations sur la rémunération, y compris le droit à des avantages tels que des pensions ;
  • les bulletins de paye ;
  • les détails du compte bancaire (RIB) ;
  • les détails des heures de travail, la présence au travail, les périodes de congé prises ou d’absence et leurs motifs ;
  • les détails de toute procédure disciplinaire ou de réclamation, y compris les avertissements adressés et la correspondance connexe ;
  • les compte-rendus d’entretien professionnel ;
  • les formations prévues et suivies ;
  • des informations sur les conditions médicales ou de santé, y compris les cas de reconnaissance de travailleur en situation de handicap ;
  • des attestations d’abonnement transport ;
  • des distinctions honorifiques (facultatif).

Il se peut que, pour respecter certaines obligations légales, d’autres informations soient nécessaires à la gestion administrative et financière du dossier. Ces éléments étant à la marge, ils ne sont pas listés ici, mais seront justifiés individuellement au moment de la collecte.
Le pôle ressources humaines recueille ces informations de diverses façons. Notamment, les données sont collectées à l’occasion d’une mobilité, d’une réussite à un concours ou via des formulaires de candidature ou des CV. Les données sont mises à jour grâce à des formulaires que vous avez remplis au début ou pendant l'emploi, lors de la correspondance avec vous, ou par des entrevues, des réunions ou d'autres évaluations.
Dans certains cas, l'organisation recueille des données personnelles auprès de tiers, telles que des références fournies par d’anciens employeurs, des relevés de carrière ou de paye et des informations issues de vérifications de casiers judiciaires autorisées par la loi.
Les données sont stockées principalement dans TAIGA (application métier du ministère de la Culture) mais aussi dans votre dossier personnel détenu par votre gestionnaire RH et dans d'autres applications informatiques de l’ENSAS.

 

A quelles fins  les données sont-elles exploitées ?

Les données sont collectées, mises à jour et traitées dans le cadre de la gestion administrative des personnels (dossier professionnel, annuaires, élections…) pour :

  • la gestion de la paye dans toutes ses composantes (CET, RIFSEEP) ;
  • la gestion du dossier des personnels, tenu conformément aux dispositions législatives et réglementaires, ainsi qu'aux dispositions statutaires, conventionnelles ou contractuelles qui régissent les intéressés ;
  • le suivi administratif des visites médicales ;
  • la gestion administrative des arrêts maladie (ordinaire et non ordinaire), des accidents du travail et des maladies professionnelles ;
  • le suivi administratif des décisions du comité médical et de leur mise en œuvre ;
  • la réalisation d'états statistiques ou de listes de personnels pour répondre à des besoins de gestion administrative (exemple le bilan social) ;
  • la gestion des annuaires internes et des organigrammes nominatifs ;
  • la gestion des dotations individuelles en fournitures, équipements (vêtements techniques, EPI) ;
  • la gestion des élections des instances nationales et/ou locales,
  • la gestion des réunions des instances de l’école ;
  • la gestion de l'action sociale, à l'exclusion des activités de médecine de prévention, de service social ou de soutien psychologique ;
  • la gestion de la communication interne par le biais des listes de diffusion institutionnelles.

Elles sont nécessaires à la gestion des carrières et de la mobilité :

  • l’évaluation professionnelle des personnels, dans le respect des dispositions législatives ou réglementaires qui la régissent :
  • la validation des acquis de l'expérience professionnelle ;
  • la simulation de carrière ou de pension ;
  • la gestion de la mobilité professionnelle.

Elles contribuent à la gestion de la formation des personnels :

  • le suivi des demandes de formation et des périodes de formation effectuées ;
  • l’organisation des sessions de formation ;
  • l’évaluation des connaissances et des formations.

Dans certains cas, le pôle RH doit traiter les données pour s'assurer qu'elles respectent ses obligations légales. Il est nécessaire d'effectuer des vérifications du casier judiciaire systématiquement pour tout recrutement par concours ou par contrat.

Certaines catégories particulières de données personnelles, telles que les informations sur le genre, la santé ou les conditions médicales, sont traitées pour remplir des obligations légales (telles que celles concernant personnels en situation de handicap et à des fins de santé et de sécurité). Cette information peut également être partagée avec les professionnels de santé et les assistantes sociales (à l’initiative de la personne) afin de s'assurer que l'organisme peut accompagner l’agent et faciliter son retour au travail.
Lorsque le pôle RH traite d'autres catégories particulières de données à caractère personnel, telles que des informations sur le sexe, l’âge, la santé, cela est réalisé aux fins de la surveillance de l'égalité entre les femmes et les hommes et de lutte contre les discriminations. Les données que l'organisation utilise à ces fins sont pseudonymisées. Les agents sont entièrement libres de décider de fournir ou non de telles données et il n'y a pas de conséquences à ne pas le faire.

 

Qui sont les destinataires de vos données ?

Les destinataires des données sont : les personnes chargées de la gestion des ressources humaines à l’ENSAS ; les supérieurs hiérarchiques des agents dont on traite les données ; les instances représentatives du personnel et les délégués syndicaux. Les données peuvent, sous certaines conditions, être transmises vers un pays situé hors de l’union européenne dans le cadre exclusif de la mobilité internationale.

Des informations sont également transmises à différents services de l’ENSAS pour des raisons opérationnelles :

  • les instances en charge de délibérations relatives au personnel enseignant chercheur
  • le service informatique pour alimenter le référentiel d’identité numérique et donner accès à l’ensemble des services numériques de l’ENSAS ;
  • l’agence comptable et le service financier ;
  • les services ou personnes en charge du montage et de la gestion des projets nécessitant des justificatifs de dépenses ;
  • la direction pour l’organisation des élections

Des informations peuvent être divulguées à des organismes externes avec lesquels l'ENSAS a des relations ou des obligations telles que :

  • les services du ministère de la Culture en tant que ministère de tutelle et gestionnaire des personnels fonctionnaires et sous contrat du ministère ;
  • la DRFiP (Direction Régionale des Finances Publiques) pour le versement du salaire et l’édition de vos fiches de paye ;
  • le CROUS et le restaurant du personnel de la SNCF pour offrir la possibilité de manger à tarif préférentiel dans les restaurants ;
  • l’Hcéres et l’IGAC dans le cadre des campagnes d’évaluations ;
  • la caisse des dépôts pour le Fonds pour l’Insertion des personnes handicapées dans la fonction Publique, le Compte Personnel de Formation et la mise à jour du compte de retraite additionnelle ;
  • les organismes sociaux (la RAFP, l’Ircantec, la CPAM, la CAF…) ;
  • le prestataire de médecine de prévention ;
  • le comité médical et l’assistante sociale ;
  • le service des retraites de l’État pour le calcul de vos droits à la retraite ;
  • la MGEN : la liste des fonctionnaires titulaires ou stagiaires nouvellement nommés ou affectés au sein de l’ENSAS

 

Durée de conservation des données personnelles

Les données sont conservées le temps de la période d'emploi de la personne concernée (sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires). Au-delà, ces données peuvent être archivées sur un support informatique distinct et à accès très limité, conformément aux règles applicables en matière d'archives publiques et d'archives privées. L’école a mis en place un tableau de gestion conforme à la réglementation.

Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les appliquer ?

  • droit d'être informé ;
  • droit d'accès ;
  • droit de rectification ;
  • droit de restreindre le traitement ;
  • droit à la portabilité des données ;
  • droit d'opposition si vos données sont utilisées à d’autres fins ne relevant pas d’une obligation légale.